Uma das principais preocupações de uma empresa que vende para o governo é saber quando vai receber pelo produto ou serviço prestado.
Diferentemente de uma venda comum, o pagamento após uma licitação passa por algumas etapas. Primeiro, a empresa realiza a entrega ou executa o serviço. Depois, a Administração verifica se tudo foi feito corretamente, confere a documentação, liquida a despesa e, só então, realiza o pagamento.
Por isso, entender como funciona esse processo é fundamental para que a empresa consiga organizar seu fluxo de caixa.
Existe um prazo único para o pagamento?
Não existe um prazo único que valha para todas as licitações.
A Lei nº 14.133/2021 não estabelece um número máximo de dias para todos os órgãos públicos. O prazo pode variar de acordo com o órgão responsável pela contratação, o tipo de despesa e as regras estabelecidas no edital, no contrato e na legislação aplicável.
Por isso, antes de participar de uma licitação, a empresa deve verificar qual é o prazo de pagamento previsto para aquela contratação.
Como funciona o pagamento?
O pagamento não acontece imediatamente depois que a empresa envia a nota fiscal.
De forma simplificada, o processo funciona assim:
1. Entrega ou execução do serviço: a empresa cumpre aquilo que foi contratado.
2. Envio da nota fiscal: o fornecedor apresenta a nota fiscal ou outro documento de cobrança previsto.
3. Liquidação da despesa: o órgão verifica se o produto foi entregue ou se o serviço foi realizado de acordo com o contrato.
4. Pagamento: depois que a despesa é liquidada, o valor é encaminhado para pagamento.
Essa separação é importante porque o prazo de pagamento não começa simplesmente no dia em que a empresa emite a nota fiscal.
Quando começa a contagem do prazo?
A contagem começa, em regra, a partir do recebimento da nota fiscal pela Administração, e não apenas da data em que o documento foi emitido.
Por isso, é importante guardar algum comprovante de que a nota fiscal foi efetivamente recebida pelo órgão.
Pode ser, por exemplo:
- número de protocolo;
- registro no sistema eletrônico;
- comprovante de envio;
- confirmação do recebimento;
- outro registro previsto no contrato.
Esse cuidado ajuda a comprovar quando o prazo começou a ser contado.
Como funciona o prazo na Administração Federal?
Na Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, quando se aplica a Instrução Normativa SEGES/ME nº 77/2022, existem dois períodos principais.
Até 10 dias úteis para a liquidação
Após o recebimento da nota fiscal, a Administração possui, em regra, até 10 dias úteis para realizar a liquidação da despesa.
Nessa etapa, o órgão verifica se a obrigação foi cumprida corretamente.
Até 10 dias úteis para o pagamento
Depois da liquidação, começa outro prazo de até 10 dias úteis para que o pagamento seja realizado.
Assim, nesse cenário, o ciclo pode chegar a 20 dias úteis entre o recebimento da nota fiscal e o pagamento.
É importante lembrar que essa regra não vale automaticamente para todos os órgãos públicos.
Estados e municípios podem possuir regulamentações próprias, e o prazo aplicável deve ser conferido no edital, no contrato e nas normas do órgão responsável.
E nas contratações de pequeno valor?
Existe uma regra de prazo reduzido para determinadas despesas que estejam dentro do limite previsto no artigo 75, inciso II, da Lei nº 14.133/2021.
Nesses casos, os prazos podem ser reduzidos pela metade:
- 5 dias úteis para a liquidação;
- 5 dias úteis para o pagamento.
Em 2026, o limite mencionado para compras e serviços é de R$ 65.492,11.
Como esse valor pode ser atualizado ao longo do tempo, é importante verificar o limite vigente no momento da contratação.
O que pode atrasar o pagamento?
Nem sempre um atraso significa que a Administração simplesmente deixou de pagar.
Algumas situações podem alterar ou suspender a contagem do prazo.
Problemas na nota fiscal
Se a nota fiscal apresentar erros ou informações incompatíveis com o contrato, a empresa poderá precisar corrigir o documento.
O período utilizado para solucionar a inconsistência pode ficar fora da contagem do prazo.
Por isso, é importante conferir a nota antes de enviá-la.
Necessidade de diligências
Em algumas situações, a Administração pode precisar realizar verificações adicionais para confirmar se o contrato foi cumprido corretamente.
Quando houver necessidade de diligência, o prazo de liquidação pode ser prorrogado, desde que isso seja feito dentro das condições previstas na regulamentação.
Caso fortuito ou força maior
Situações excepcionais de caso fortuito ou força maior também podem suspender o prazo de pagamento até que o problema seja solucionado.
Como funciona a ordem de pagamento?
Depois que a despesa é liquidada, o crédito entra na ordem cronológica de pagamentos.
Isso significa que os pagamentos devem seguir uma determinada sequência, evitando que um fornecedor seja beneficiado injustificadamente em relação a outro.
Essa ordem é organizada considerando, entre outros fatores, a origem dos recursos e o tipo de contratação.
Por isso, receber a nota fiscal não significa necessariamente que a empresa já entrou na fila de pagamentos. O marco importante para essa ordem é a liquidação da despesa.
O que fazer quando o pagamento está atrasado?
Se o prazo previsto no contrato já passou e o pagamento ainda não foi realizado, o primeiro passo é descobrir em qual etapa o processo está parado.
A empresa deve verificar:
- se a nota fiscal foi recebida;
- se o serviço ou produto foi atestado;
- se a despesa foi liquidada;
- qual é a posição do pagamento na ordem cronológica;
- se existe alguma pendência documental.
Também é importante consultar o contrato, pois ele deve apresentar as condições relacionadas ao pagamento e à atualização monetária.
A empresa pode receber correção pelo atraso?
O contrato deve estabelecer os critérios para atualização monetária entre a data em que a obrigação foi cumprida e a data em que o pagamento realmente acontecer.
Em caso de atraso, a empresa pode solicitar a aplicação da atualização prevista contratualmente, apresentando os cálculos e o fundamento utilizado.
Por isso, é importante não olhar apenas para o valor principal da dívida, mas também para as regras de atualização previstas no contrato.
E se o atraso durar mais de dois meses?
A Lei nº 14.133/2021 prevê uma consequência importante para atrasos prolongados.
Quando o atraso ultrapassa dois meses, contados da emissão da nota fiscal, o contratado pode ter o direito de solicitar a extinção do contrato, observadas as exceções previstas na própria legislação.
Antes de interromper a execução do contrato ou tomar qualquer medida mais grave, porém, é importante formalizar a situação junto à Administração e verificar as condições específicas do caso.
Como evitar problemas no recebimento?
Muitos atrasos podem ser evitados com alguns cuidados simples.
Confira os dados da empresa: razão social, CNPJ e dados bancários devem estar corretos.
Confira a nota fiscal: as informações devem estar de acordo com o contrato e com o empenho.
Informe os dados da contratação: quando exigido, inclua número do contrato, processo ou empenho na nota fiscal.
Guarde os comprovantes: mantenha registros da entrega, medição, aceite e protocolo da nota fiscal.
Use o canal correto: envie a cobrança pelo sistema ou meio indicado no contrato.
Acompanhe o processo: não espere o prazo vencer para verificar em que etapa o pagamento está.
Conclusão
O prazo de pagamento em uma licitação não começa simplesmente quando a empresa termina o serviço ou emite a nota fiscal. Existem várias etapas entre a entrega e o recebimento.
Na esfera federal em que se aplica a IN nº 77/2022, o processo pode envolver até 10 dias úteis para a liquidação e mais 10 dias úteis para o pagamento. Em contratações de pequeno valor enquadradas na regra específica, esses prazos podem ser reduzidos para 5 dias úteis cada.
Para estados e municípios, entretanto, é necessário verificar as regras locais e, principalmente, o que está estabelecido no edital e no contrato.
Por isso, antes de participar de uma licitação, a empresa deve considerar o prazo de pagamento no planejamento financeiro. Saber quando o dinheiro poderá entrar no caixa é tão importante quanto calcular corretamente o preço da proposta.
