Sua empresa prestou um serviço, entregou um produto ou executou uma obra para um órgão público, mas o pagamento ainda não aconteceu?

Essa situação pode gerar muita dúvida. Afinal, quando a Administração Pública deve pagar? O fornecedor precisa esperar meses para fazer uma cobrança? É possível cobrar juros? E o que fazer quando o órgão paga outros fornecedores antes da sua empresa?

A boa notícia é que existem regras específicas para essas situações.

A Lei nº 14.133/2021, atual Lei de Licitações e Contratos Administrativos, estabelece regras sobre pagamentos, ordem cronológica e direitos dos fornecedores diante de atrasos.

Mas, antes de pensar em uma medida mais complicada, é importante descobrir em qual etapa o pagamento está parado.

Neste artigo, vamos explicar de forma simples o que fazer quando um órgão público atrasa um pagamento e quais caminhos a empresa pode seguir.

Como funciona o pagamento de um fornecedor pela Administração Pública?

Para entender como cobrar um órgão público, primeiro é importante conhecer o caminho que a despesa percorre dentro da Administração.

De maneira simplificada, a execução da despesa pública passa por três etapas:

• Empenho: reserva o recurso orçamentário para aquela despesa;
• Liquidação: o órgão verifica se o fornecedor realmente cumpriu aquilo que foi contratado;
• Pagamento: depois da liquidação, o valor é efetivamente pago ao fornecedor.

Isso significa que o simples envio da nota fiscal não quer dizer que o pagamento já esteja pronto.

A nota pode ter sido recebida, mas ainda estar aguardando o ateste do serviço ou produto. Também pode acontecer de a despesa já ter sido liquidada e estar apenas aguardando sua vez na ordem cronológica de pagamentos.

Por isso, em vez de perguntar apenas “quando vocês vão pagar?”, é mais útil descobrir:

• A nota fiscal foi recebida?
• O serviço ou produto já foi atestado?
• A despesa foi liquidada?
• Quando ocorreu a liquidação?
• Existe alguma pendência?
• Qual é a posição do crédito na ordem cronológica?
• Existe previsão de pagamento?

Essas informações ajudam a identificar exatamente onde o processo está parado.

Qual é o prazo para a Administração Pública pagar?

Essa é uma das principais dúvidas dos fornecedores.

A Lei nº 14.133/2021 determina que o contrato deve estabelecer as condições de pagamento, os critérios de atualização monetária e os prazos relacionados à liquidação e ao pagamento.

Por isso, o primeiro documento que a empresa deve consultar é o próprio contrato, juntamente com o edital e as normas aplicáveis ao órgão.

É importante destacar que a Lei nº 14.133/2021 não estabelece um prazo único de 30 dias para todos os órgãos públicos do país.

Os prazos podem variar conforme o órgão e a regulamentação aplicável.

Na Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo, por exemplo, a Instrução Normativa SEGES/ME nº 77/2022 estabelece, como regra, até dez dias úteis para a liquidação após o recebimento da nota fiscal ou documento equivalente e outros dez dias úteis para o pagamento após a liquidação.

Existem exceções e regras específicas para determinadas situações. Estados e municípios também podem possuir regulamentações próprias.

Por isso, não é seguro assumir um prazo sem consultar o contrato e as regras do órgão responsável pela contratação.

O que é a ordem cronológica de pagamentos?

A Administração Pública não pode simplesmente escolher livremente qual fornecedor receberá primeiro.

A Lei nº 14.133/2021 estabelece uma ordem cronológica de pagamentos.

Essa ordem é organizada por fonte diferenciada de recursos e separada de acordo com o tipo de contratação, incluindo:

• fornecimento de bens;
• locações;
• prestação de serviços;
• realização de obras.

Além disso, o órgão deve disponibilizar informações sobre essa ordem e apresentar justificativas quando houver alteração na sequência.

Isso é importante porque, se sua empresa estiver esperando um pagamento, você pode verificar qual é a posição do seu crédito na fila.

Mas existe um cuidado importante: encontrar um fornecedor que recebeu antes da sua empresa não significa automaticamente que houve uma irregularidade.

É necessário verificar se os dois pagamentos pertencem à mesma ordem cronológica, considerando a fonte de recursos, o tipo de contratação e as demais regras aplicáveis.

Como cobrar um órgão público por pagamento atrasado?

A empresa não precisa esperar meses para começar a cobrar.

Se o prazo de pagamento estabelecido no contrato já venceu, a cobrança administrativa pode ser iniciada.

O ideal é que ela seja formalizada dentro do processo administrativo da contratação.

Telefonemas, mensagens e e-mails podem ajudar a descobrir o que aconteceu, mas é importante criar um registro formal da cobrança.

Isso cria um histórico que poderá ser utilizado caso o problema continue.

Primeiro passo: reúna os documentos

Antes de fazer a cobrança, organize tudo o que comprova que sua empresa cumpriu a obrigação.

Separe, conforme o caso:

• contrato;
• empenho;
• nota fiscal;
• comprovante de entrega;
• comprovante de prestação do serviço;
• atestados;
• medições;
• protocolos;
• ordens de serviço;
• documentos relacionados ao recebimento do objeto.

Também é importante identificar a data em que a nota fiscal foi apresentada e, se possível, a data em que a despesa foi liquidada.

Segundo passo: faça uma cobrança formal

A cobrança deve informar claramente:

• número do processo;
• número do contrato;
• número da nota fiscal;
• objeto contratado;
• valor devido;
• data da entrega ou execução;
• data de apresentação da nota;
• prazo previsto para pagamento.

Além disso, solicite informações sobre o motivo do atraso e em qual etapa está o processo.

Terceiro passo: descubra a posição do crédito

Peça ao órgão a informação sobre:

• data da liquidação;
• posição do crédito na ordem cronológica;
• existência de alguma pendência;
• previsão de pagamento.

Se a informação não estiver disponível publicamente, a empresa pode solicitá-la formalmente ao órgão.

O que escrever em uma cobrança administrativa?

Uma boa cobrança não precisa ser complicada.

O mais importante é deixar claro qual é o valor devido, qual obrigação foi cumprida e o que a empresa precisa saber.

Uma cobrança bem estruturada pode perguntar:

A nota fiscal foi recebida e aceita?

O objeto já foi atestado?

A despesa foi liquidada?

Em qual data ocorreu a liquidação?

Existe alguma pendência atribuída à empresa?

Qual é a posição do crédito na ordem cronológica?

Qual é a previsão de pagamento?

Quanto mais objetiva for a solicitação, mais fácil será identificar onde o processo está parado.

E se o órgão estiver pagando outros fornecedores antes da minha empresa?

Essa é uma situação que exige atenção.

Se a empresa verificar que outros fornecedores receberam antes, não é recomendável concluir imediatamente que o órgão “furou a fila”.

Primeiro, é necessário verificar se os pagamentos realmente pertencem à mesma ordem cronológica.

Também existem situações previstas em lei que permitem alterações na ordem, desde que sejam justificadas e observadas as regras aplicáveis.

Entre as hipóteses previstas estão determinadas situações de emergência ou calamidade, grave perturbação da ordem, algumas situações envolvendo microempresas e empresas de pequeno porte e contratos essenciais, entre outras hipóteses estabelecidas pela legislação.

Por isso, o primeiro passo é solicitar a justificativa formal para a alteração.

Se não houver fundamento compatível com a legislação ou existirem indícios concretos de preterição indevida, a empresa pode avaliar uma representação aos órgãos de controle competentes.

O que acontece se o órgão não pagar?

A falta de pagamento não significa que a empresa precisa simplesmente continuar esperando.

A Lei nº 14.133/2021 prevê direitos específicos para o contratado diante de atrasos prolongados.

Um dos principais marcos ocorre quando o atraso ultrapassa dois meses, contados da emissão da nota fiscal ou instrumento de cobrança equivalente, nas situações previstas pela lei.

Nessas circunstâncias, o contratado pode ter direito à extinção do contrato e, observadas as condições legais, à suspensão do cumprimento das obrigações assumidas até a regularização do pagamento.

Mas atenção:

esses dois meses não são um período que a empresa precisa esperar para começar a cobrar.

São situações diferentes.

Se o prazo contratual de pagamento venceu, a cobrança administrativa pode começar imediatamente.

O período superior a dois meses está relacionado a outros direitos previstos pela legislação.

Posso suspender o contrato por falta de pagamento?

Em determinadas situações, sim.

A Lei nº 14.133/2021 prevê a possibilidade de o contratado optar pela suspensão do cumprimento das obrigações quando houver atraso superior a dois meses, desde que estejam presentes os requisitos legais.

Mas isso não significa que a empresa deva simplesmente parar de prestar o serviço ou interromper a entrega por conta própria.

Antes de tomar essa decisão, é importante analisar:

• o contrato;
• o motivo do atraso;
• a documentação existente;
• as exceções previstas na lei;
• os impactos da suspensão;
• as características do serviço.

Em contratos relacionados a serviços essenciais, essa análise merece atenção ainda maior.

Uma suspensão feita de maneira inadequada pode gerar uma nova discussão sobre o cumprimento das obrigações da própria empresa.

Por isso, em situações concretas, é recomendável buscar orientação jurídica antes de interromper a execução contratual.

O órgão pode alegar falta de orçamento?

A contratação pública precisa contar com os créditos orçamentários necessários para as parcelas contratuais previstas para o exercício.

Por isso, se o órgão informar que está sem orçamento para realizar o pagamento, a empresa não deve simplesmente encerrar a cobrança.

O ideal é solicitar que a situação seja formalizada e continuar acompanhando:

• a execução da despesa;
• a liquidação;
• a ordem cronológica;
• a previsão de pagamento.

Também podem existir situações mais complexas envolvendo irregularidades na contratação ou discussão sobre sua validade.

Nesses casos, a análise precisa ser feita individualmente.

E se houver uma discussão sobre parte do serviço?

Pode acontecer de a Administração questionar apenas uma parte do serviço, produto ou obra realizada.

Nesse caso, existe uma regra importante.

A Lei nº 14.133/2021 estabelece que, quando houver controvérsia sobre a execução, a parcela incontroversa deve ser liberada no prazo previsto para pagamento.

Em outras palavras: se existe uma discussão sobre uma parte do valor, isso não significa automaticamente que todo o pagamento possa ser retido.

Por isso, a empresa deve identificar exatamente qual parte do valor está sendo questionada.

Posso protestar uma prefeitura por falta de pagamento?

O protesto não deve ser tratado automaticamente como a primeira solução.

A possibilidade depende das características do crédito, do documento que representa a dívida e das circunstâncias do caso.

Antes de encaminhar uma nota fiscal ou outro documento para protesto, é importante verificar juridicamente se o título é exigível e quais consequências a medida pode produzir.

Em muitos casos, é mais importante começar pela cobrança administrativa formal, verificar o estágio da despesa, acompanhar a ordem cronológica e reunir as provas do crédito.

E se a cobrança administrativa não funcionar?

Se a empresa já realizou a cobrança administrativa e o problema continua, existem outros caminhos.

A medida adequada depende do que está acontecendo.

Pode existir, por exemplo:

• simples atraso de pagamento;
• possível quebra da ordem cronológica;
• discussão sobre reconhecimento de dívida;
• controvérsia sobre o contrato;
• discussão sobre equilíbrio econômico-financeiro;
• problema relacionado à parcela incontroversa;
• necessidade de indenização.

Também pode haver espaço para uma solução consensual.

A Lei nº 14.133/2021 prevê mecanismos como:

• conciliação;
• mediação;
• comitê de resolução de disputas;
• arbitragem, nas situações relacionadas a direitos patrimoniais disponíveis.

Esses mecanismos podem ser utilizados para determinadas controvérsias contratuais, inclusive questões relacionadas ao inadimplemento e ao equilíbrio econômico-financeiro.

Quando essas alternativas não forem suficientes, pode ser necessário recorrer ao Judiciário.

Nesse caso, o caminho adequado depende do ente público envolvido, do valor da dívida, da natureza do crédito e das características do processo.

Prefeitura não pagou: o que fazer?

Se uma prefeitura deixou de pagar por um produto entregue, serviço prestado ou obra executada, comece pelo básico.

1. Confira o contrato

Veja qual é o prazo estabelecido para pagamento e quais são as condições previstas.

2. Confirme a entrega ou execução

Separe notas fiscais, comprovantes de entrega, medições, atestes e outros documentos que demonstrem que a empresa cumpriu sua parte.

3. Verifique a liquidação

Descubra se a despesa já foi liquidada e em qual data.

4. Consulte a ordem cronológica

Verifique a posição do seu crédito e compare apenas com pagamentos que pertençam à mesma sequência.

5. Formalize a cobrança

Protocole um pedido dentro do processo administrativo e solicite uma resposta sobre o atraso.

6. Guarde todos os registros

Salve protocolos, respostas, e-mails e documentos relacionados à cobrança.

Se o problema continuar, esse histórico poderá ser importante para definir os próximos passos.

Checklist: o que fazer quando o governo não paga

Para facilitar, veja um resumo:

☐ Conferir o contrato.

☐ Identificar o prazo de pagamento.

☐ Confirmar o recebimento da nota fiscal.

☐ Confirmar o ateste do produto ou serviço.

☐ Verificar se houve liquidação.

☐ Identificar a data da liquidação.

☐ Consultar a ordem cronológica de pagamentos.

☐ Verificar se existe alguma pendência.

☐ Formalizar a cobrança no processo administrativo.

☐ Solicitar previsão de pagamento.

☐ Guardar todos os protocolos e respostas.

☐ Avaliar medidas adicionais se o atraso continuar.

Perguntas frequentes

Preciso esperar dois meses para cobrar a Administração?

Não.

Se o prazo de pagamento previsto no contrato já venceu, a empresa pode iniciar a cobrança administrativa.

O período superior a dois meses está relacionado a outros direitos previstos na Lei nº 14.133/2021 e não representa um período de tolerância para o órgão deixar de pagar.

Qual é o prazo para um órgão público pagar?

Não existe um prazo único automaticamente aplicável a toda a Administração Pública.

É necessário verificar o contrato, o edital e a regulamentação aplicável ao órgão.

Na Administração Pública Federal sujeita à IN SEGES/ME nº 77/2022, a regra geral é de até dez dias úteis para liquidação e outros dez dias úteis para pagamento após a liquidação, com exceções previstas na própria norma.

Como descubro se minha despesa foi liquidada?

A empresa pode solicitar formalmente essa informação ao órgão. Também pode consultar, quando disponível, as informações sobre a ordem cronológica de pagamentos publicadas pelo próprio órgão.

O órgão pode pagar outra empresa antes da minha?

Pode existir uma justificativa legal para determinado pagamento ocorrer antes.

Por isso, é necessário verificar se os créditos pertencem à mesma ordem cronológica e se houve uma alteração devidamente justificada.

Posso parar de trabalhar se o órgão não pagar?

A Lei nº 14.133/2021 prevê situações em que o contratado pode suspender suas obrigações diante de atraso superior a dois meses, mas existem condições e exceções.

A suspensão não deve ser feita automaticamente. É importante analisar o contrato e a situação concreta antes de interromper a execução.

O que devo anexar à cobrança?

Sempre que aplicável, reúna:

• contrato;
• empenho;
• nota fiscal;
• comprovantes de entrega;
• atestes;
• medições;
• protocolos;
• documentos que comprovem a execução.

Também informe o valor devido, o prazo de pagamento e peça esclarecimentos sobre a situação da despesa.

Conclusão

Ter um pagamento atrasado pela Administração Pública pode ser uma situação preocupante para qualquer empresa, principalmente quando aquele valor é importante para manter o fluxo de caixa.

Mas o primeiro passo não precisa ser imediatamente uma ação judicial.

Antes disso, é fundamental descobrir onde o pagamento está parado.

Verifique o contrato, confirme se a nota fiscal foi recebida, descubra se o objeto foi atestado, confira se a despesa foi liquidada e consulte a posição do crédito na ordem cronológica.

Depois, formalize a cobrança dentro do processo administrativo.

E lembre-se: você não precisa esperar dois meses para começar a cobrar. O prazo de dois meses previsto na Lei nº 14.133/2021 está relacionado a direitos específicos diante de um atraso prolongado. A cobrança pode começar assim que o prazo de pagamento previsto para aquela contratação vencer.

Quanto mais cedo a empresa formalizar a situação e guardar os documentos, mais organizado ficará o histórico do crédito.

Se o atraso continuar, existem outros caminhos administrativos, consensuais e, dependendo do caso, judiciais que podem ser avaliados.

O mais importante é não deixar a cobrança apenas em conversas informais. Documente, protocole e acompanhe cada etapa do processo.