Participar de uma licitação envolve uma série de documentos. Certidões, contratos, atestados, comprovantes e outros arquivos podem ser solicitados durante a fase de habilitação.

Por isso, manter toda essa documentação organizada é uma das tarefas mais importantes para quem vende para o governo.

Durante muito tempo, a autenticação de documentos esteve associada ao cartório e à necessidade de apresentar cópias autenticadas presencialmente. Com a digitalização dos processos públicos, porém, essa realidade mudou.

Hoje, a autenticação digital de documentos pode ser utilizada em processos de contratação pública, desde que sejam observados os requisitos legais e as regras estabelecidas para o procedimento.

Mas como isso funciona? Um documento autenticado digitalmente tem validade em uma licitação? É preciso ir ao cartório?

Neste artigo, vamos explicar essas questões de forma simples.

O que é uma cópia autenticada?

A cópia autenticada é uma reprodução de um documento original cuja autenticidade é confirmada por uma autoridade competente.

Tradicionalmente, esse procedimento é realizado em cartório. O responsável verifica o documento original e confirma que a cópia apresentada corresponde ao documento original.

Na prática, a autenticação serve para dar mais segurança à documentação apresentada.

Isso é especialmente importante em processos de contratação pública, nos quais a empresa precisa comprovar que atende aos requisitos determinados no edital.

Por que os documentos precisam ser autenticados?

A autenticação está relacionada à segurança e à comprovação da validade dos documentos apresentados.

Em uma licitação, a Administração Pública precisa verificar se a empresa realmente atende às condições necessárias para participar e, posteriormente, executar o contrato.

Por isso, dependendo das regras do procedimento, podem existir exigências relacionadas à apresentação de documentos originais, cópias ou documentos autenticados.

A legislação brasileira, entretanto, passou por um processo de desburocratização dos procedimentos administrativos.

A Lei nº 13.726/2018, por exemplo, estabeleceu medidas para reduzir formalidades desnecessárias nas relações entre cidadãos, empresas e órgãos públicos.

Com isso, passou a existir uma preocupação maior em evitar que uma exigência meramente burocrática impeça a participação de uma empresa em um processo público.

É possível autenticar documentos online?

Sim.

A evolução dos meios digitais permite que determinados documentos sejam autenticados eletronicamente, sem que seja necessário levar uma cópia física até um cartório.

Essa possibilidade é especialmente importante para empresas que participam de várias licitações.

Imagine uma empresa que precisa apresentar os mesmos documentos em diferentes processos durante o mês.

Se cada participação exigir novas cópias físicas e autenticações presenciais, o trabalho e os custos podem aumentar bastante.

Com documentos digitais e mecanismos de autenticação eletrônica, o processo pode se tornar muito mais simples.

O Tribunal de Contas da União já se manifestou sobre a necessidade de não criar restrições indevidas à utilização de documentos com autenticação digital. No Acórdão nº 1264/2010, o TCU determinou que, nas licitações, a Administração se abstivesse de recusar documentos com autenticação digital quando existissem normas legais que amparassem esse tipo de certificação.

A Lei 14.133/2021 mudou alguma coisa?

A Lei nº 14.133/2021, conhecida como Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos, consolidou um cenário em que os processos eletrônicos têm papel cada vez mais importante.

A própria lógica da nova legislação valoriza a utilização de meios digitais e a simplificação dos procedimentos.

Isso não significa, porém, que qualquer arquivo digital seja automaticamente considerado autêntico.

É importante diferenciar duas coisas:

Digitalizar um documento não é a mesma coisa que autenticá-lo digitalmente.

Por exemplo, uma empresa pode pegar um documento físico, escaneá-lo e transformá-lo em PDF. Esse arquivo é uma cópia digital, mas isso não significa, por si só, que ele tenha sido autenticado.

A autenticidade precisa estar vinculada a um mecanismo que permita verificar a origem e a integridade do documento.

Qual é a diferença entre documento digitalizado e documento autenticado digitalmente?

Essa é uma dúvida bastante comum.

Documento digitalizado

É simplesmente a versão digital de um documento físico.

Por exemplo:

A empresa possui uma certidão impressa e utiliza um scanner para transformá-la em PDF.

O resultado é um documento digitalizado.

Documento autenticado digitalmente

Nesse caso, existe um mecanismo que permite verificar a autenticidade e a integridade do arquivo.

Dependendo da tecnologia utilizada, é possível verificar informações como:

• quem realizou a autenticação;
• quando o documento foi autenticado;
• se o arquivo foi alterado posteriormente;
• a integridade do documento;
• a validade da assinatura ou certificação utilizada.

Por isso, não basta simplesmente transformar um documento físico em PDF.

Preciso ir ao cartório para autenticar documentos de uma licitação?

Nem sempre.

A possibilidade de utilizar autenticação digital pode eliminar a necessidade de autenticação física em determinadas situações.

Isso traz uma vantagem importante para as empresas: menos deslocamentos, menos papel e mais agilidade na preparação da documentação.

Ainda assim, é fundamental observar as regras do edital e do sistema utilizado na licitação.

Se o edital estabelecer uma forma específica de apresentação da documentação, a empresa deve verificar como aquela exigência deve ser cumprida.

Também é importante observar se existe alguma particularidade relacionada ao tipo de documento apresentado.

Por que a autenticação digital pode facilitar a participação em licitações?

A principal vantagem está na praticidade.

Imagine uma empresa que participa de diversas licitações e precisa apresentar repetidamente documentos como:

• contrato social;
• balanço patrimonial;
• atestados de capacidade técnica;
• certidões;
• documentos cadastrais.

Quando esses documentos precisam ser preparados novamente para cada processo, o trabalho aumenta.

A utilização de documentos digitais autenticados pode ajudar a empresa a manter uma base documental organizada, facilitando o acesso e o envio dos arquivos sempre que forem necessários.

Além disso, o processo digital pode reduzir gastos relacionados a impressão, deslocamento e autenticações presenciais.

A autenticação digital ajuda a reduzir custos?

Pode ajudar, principalmente para empresas que participam frequentemente de licitações.

O custo total de uma participação não envolve apenas o valor da proposta. Também existem despesas administrativas relacionadas à preparação da documentação.

Entre elas podem estar:

• impressão;
• cópias;
• autenticações;
• deslocamentos;
• armazenamento físico;
• tempo da equipe responsável pela documentação.

Ao digitalizar e organizar corretamente os documentos, parte desse trabalho pode ser reduzida.

Quanto maior for a quantidade de licitações disputadas pela empresa, maior tende a ser o impacto da organização documental na rotina.

Como manter os documentos preparados para uma licitação?

Uma boa prática é criar uma pasta de habilitação digital.

Nela, a empresa pode reunir os principais documentos utilizados nas licitações e acompanhar suas respectivas datas de validade.

Uma organização simples pode incluir:

Documentos da empresa

• Cartão do CNPJ;
• contrato social e alterações;
• documentos dos responsáveis;
• inscrição estadual, quando aplicável;
• inscrição municipal, quando aplicável.

Regularidade fiscal e trabalhista

• certidão federal;
• certidão estadual;
• certidão municipal;
• FGTS;
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;
• outras certidões exigidas no edital.

Qualificação econômico-financeira

• balanço patrimonial;
• demonstrações contábeis;
• demais documentos exigidos conforme o edital.

Qualificação técnica

• atestados de capacidade técnica;
• registros profissionais;
• certidões e documentos técnicos, quando aplicáveis.

A lista final, entretanto, deve sempre ser conferida de acordo com o edital da licitação.

O edital ainda precisa ser conferido?

Sim.

Essa é uma das principais recomendações para qualquer empresa que participe de licitações.

Mesmo com a digitalização dos processos, o edital continua sendo o documento que apresenta as regras específicas daquela contratação.

Por isso, antes de enviar qualquer documento, verifique:

• quais documentos foram solicitados;
• qual formato deve ser utilizado;
• se existe exigência de assinatura;
• se o documento precisa estar dentro do prazo de validade;
• se existe alguma exigência específica de autenticação;
• onde e como os arquivos devem ser enviados.

Não é porque um documento pode ser autenticado digitalmente que qualquer formato será automaticamente aceito em qualquer situação.

O que acontece se a empresa enviar um documento irregular?

Um documento apresentado de maneira incorreta pode gerar problemas durante a fase de habilitação.

Dependendo da situação, a empresa pode precisar corrigir a documentação ou prestar esclarecimentos.

Em casos mais graves, a irregularidade pode contribuir para a inabilitação da empresa.

Por isso, o ideal é não deixar a organização documental para o último momento.

Uma boa estratégia é revisar os documentos antes da abertura da sessão ou do prazo final de envio, verificando se todos estão corretos e atualizados.

Checklist para autenticação e organização dos documentos

Antes de participar de uma licitação, vale conferir:

☐ Li todas as exigências de documentação do edital.

☐ Separei os documentos exigidos.

☐ Conferi a validade das certidões.

☐ Verifiquei se os arquivos estão legíveis.

☐ Confirmei se os documentos digitais possuem a autenticação ou assinatura necessária.

☐ Verifiquei se os documentos não foram alterados depois da autenticação.

☐ Conferi se o formato dos arquivos é aceito pelo portal.

☐ Organizei os documentos em uma pasta específica para a licitação.

☐ Mantive uma cópia dos documentos importantes armazenada de forma segura.

☐ Fiz uma última conferência antes do envio.

Esse cuidado pode evitar que um simples problema documental prejudique a participação da empresa.

E a assinatura digital?

A assinatura digital também ganhou espaço nos processos administrativos e nas contratações públicas.

Ela permite associar uma assinatura eletrônica a uma pessoa ou entidade e pode fornecer mecanismos para verificar a autenticidade e a integridade do documento.

Entretanto, assinatura digital e autenticação de cópia não são exatamente a mesma coisa.

Cada uma possui uma finalidade específica.

Por isso, quando um edital exigir determinado tipo de assinatura, certificado ou autenticação, é importante verificar exatamente qual procedimento deve ser utilizado.

A tecnologia deixa a licitação menos burocrática?

A digitalização tem potencial para reduzir diversas etapas burocráticas.

Hoje, boa parte das licitações acontece de forma eletrônica, desde a apresentação de propostas até o envio de documentos e o acompanhamento do processo.

A autenticação digital acompanha essa transformação.

Para as empresas, isso significa que a gestão documental também precisa evoluir.

Não basta guardar uma pilha de documentos em um arquivo físico. É cada vez mais importante saber:

• onde cada documento está;
• quando ele vence;
• se está atualizado;
• quem pode acessá-lo;
• se sua autenticidade pode ser verificada;
• em quais licitações ele pode ser utilizado.

Uma gestão documental organizada reduz o risco de esquecer um documento importante justamente quando surge uma oportunidade de contratação.

Perguntas frequentes

Posso autenticar documentos de licitação pela internet?

Sim. Existem mecanismos de autenticação digital que permitem validar documentos eletronicamente, desde que sejam utilizados meios juridicamente adequados e aceitos para aquela finalidade.

Um PDF é considerado um documento autenticado?

Não necessariamente.

Um PDF pode ser apenas uma digitalização de um documento físico. Para ser considerado autenticado digitalmente, é necessário que exista um mecanismo adequado de autenticação ou assinatura que permita verificar sua autenticidade e integridade.

A Administração Pública pode recusar um documento autenticado digitalmente?

A Administração não deve criar uma restrição indevida à autenticação digital quando houver fundamento legal para sua utilização. O TCU já tratou dessa questão e determinou que documentos com autenticação digital não fossem recusados quando amparados por normas legais.

Ainda assim, a empresa deve observar as regras específicas do edital e da plataforma utilizada.

Preciso autenticar todos os documentos?

Não necessariamente.

A necessidade de autenticação depende do documento, da legislação aplicável e das exigências do procedimento. Por isso, não é recomendável autenticar documentos indiscriminadamente sem antes verificar o que foi solicitado.

Qual é a vantagem de autenticar documentos online?

Entre as principais vantagens estão a praticidade, a redução de deslocamentos, a diminuição do uso de papel e a possibilidade de manter uma documentação organizada para diferentes processos de contratação.

Conclusão

A digitalização dos processos públicos mudou a maneira como as empresas precisam organizar seus documentos para participar de licitações.

A autenticação digital é uma dessas mudanças e pode tornar a preparação da documentação mais prática, principalmente para empresas que participam frequentemente de processos de contratação pública.

Mas é importante lembrar que um documento digitalizado não é automaticamente um documento autenticado.

A empresa precisa utilizar mecanismos adequados de autenticação e, principalmente, conferir as exigências estabelecidas no edital.

Com uma boa organização, é possível manter os documentos atualizados, reduzir tarefas repetitivas e evitar problemas durante a fase de habilitação.

No fim das contas, a tecnologia não elimina a necessidade de atenção aos documentos. Ela apenas oferece ferramentas para que essa organização seja feita de maneira mais rápida, segura e eficiente.